RSU Sarkanā krusta medicīnas koledžas pieredzes stāsts ieviešot EFQM Modeli

20. februāris, 2022 pl. 0:19

Par koledžu:

Rīgas Stradiņa universitātes Sarkanā Krusta medicīnas koledža ir Rīgas Stradiņa universitātes pārraudzībā esoša aģentūra, kas sniedz augsti kvalificētu medicīnisko izglītību.

Koledža lepojas ar Sarkanā Krusta vārdu un visā pastāvēšanas laikā ievērojusi tās pamatvērtības, ko simbolizē Sarkanā Krusta zīme un iemieso žēlsirdīgā māsa: taisnīgums, drosme, saprāts, pieticība un žēlsirdība.

Kāpēc izvēlējāties ieviest EFQM Modeli un veikt organizācijas pašnovērtējumu?

Modelis ļauj holistiski novērtēt iestādes iekšējo darbību, kas ir būtiski, plānojot attīstību mūsdienu mainīgos apstākļos.

EFQM kvalitātes modeļa ieviešanai RSU SKMK mūs iedvesmoja Modeļa definīcija: “izcilas organizācijas sasniedz un uztur augstu līmenī visos rādītājos, kas sasniedz vai pārsniedz viņu ieinteresēto pušu vēlmes. Tas nozīmē, ka:

organizācija zina, kas ir tās ieinteresētās puses un kādas ir to vēlmes;
ir izstrādāta stratēģija un plāns šo vēlmju sasniegšanai vai pārsniegšanai;
organizācija sasniedz jau pašreizējā brīdī augstus rezultātus;
modelis parāda, ka var šos rādītājus saglabāt tikpat augstus arī nākotnē, kā arī, ka sasniegto rezultātu cēloņi ir pareizi izprasti un efektīvi pārvaldīti”.

RSU SKMK kvalitātes vadības sistēma ir balstīta uz EFQM modeli, jo šis modelis ir labs instruments gan esošās situācijas novērtēšanai, gan attīstības plānošanai.

Pamatojoties uz EFQM modeli, tika izstrādāta RSU SKMK Kvalitātes politika un Kvalitātes indikatori, lai nodrošinātu RSU SKMK kā organizācijas virzību uz izcilību un visu ieinteresēto pušu vajadzībām atbilstošu līdzsvarotu un ilgtspējīgu rezultātu sasniegšanu.

Mūsu nolūks bija:

uzlabot RSU SKMK sniegto pakalpojumu kvalitāti;
palielināt izpratni par katra darbinieka ieguldījuma nozīmīgumu kvalitātes nodrošināšanā;
paaugstināt RSU SKMK darbības efektivitāti;
panākt RSU SKMK studentu un sadarbības partneru apmierinātības un lojalitātes pieaugumu;
veikt regulāru RSU SKMK darbības pašnovērtējumu un apzināt iespējamās pilnveides virzienus.

Kas jums bija vajadzīgs, lai veiktu visas darbības?
Ideja, ka tas ir vajadzīgs – jau no 2016. gada!
Sākām gatavoties 3 gadus pirms sertifikāta saņemšanas. Iesaistīti – lielākā vai mazākā pakāpē visa administrācija un vēlētais akadēmiskais personāls. Cilvēkstundas grūti saskaitīt. Domas, idejas jau nevar atslēgt arī brīvdienās.

Pašnovērtējuma process:

Vispirms bija vajadzīgas RSU SKMK vadības mācības kā veikt pašnovērtējumu un kā tā veikšanā var palīdzēt platforma GOA-WorkBench®.
Pēc tam bija jāizvēlas un jāapmāca darbinieki, kuri tiešā veidā tiks iesaistīti pašnovērtējuma veikšanā.
Pirmā pašnovērtējuma norise aizņēma apmēram mēnesi (jo kolēģiem bija grūti atrast laiku, lai satiktos un izrunātu visus jautājumus).

Nākamajā pašnovērtējuma veikšanā tikai iesaistīti kolēģi, kas jau bija piedalījušies pirmajā pašnovērtējumā (kā atbildīgie), kā arī tika piesaistīti jauni kolēģi. Līdz ar to bija vajadzīgs mazāks laiks iemācīt kolēģus veikt pašvērtējumu.

Pašnovērtējumu līdz šim esam veikuši 2 reizes, izmantojot GOA-WorkBench® rīku.

Līdz ar gatavošanos EFQM novērtējuma iegūšanai tika izveidota atsevišķs Kvalitātes vadības sistēmu speciālista amats.

Vai bija kādi sarežģījumi pašnovērtējuma veikšanā un uzlabojumu realizēšanā? Kādi?

Nozīmīgu sarežģījumu kā tādu, nebija. Tad kad pašnovērtējumu veicām pirmo reizi, viss šķita jauns un sarežģīts, bet process bija aizraujošs. Daži sarežģījumi kas procesā parādījās:

Laika trūkums (un grūtības saskaņot laika grafikus), jo RSU SKMK docētāji ir veselības aprūpes jomas speciālisti, līdz ar to ir pietiekami aizņemti pamata profesijā.
Atsevišķiem kolēģiem, izsakot priekšlikumus par veicamajiem uzlabojumiem, trūka motivācijas to darīt, jo nebija ticības, ka uzlabojumi patiešām tiks veikti. Īpaši gadījumos, kad doma par konkrēto uzlabojumu bija ‘virmojusi gaisā’ jau kādu brīdi, bet uzlabojums iepriekš dažādu iemeslu dēļ netika veikts.
Atsevišķi uzlabojumi nebija veicami tik ātri, kā priekšlikuma izteicējam gribētos (galvenokārt resursu trūkuma dēļ). Kas arī samazināja motivāciju iesaistīties.

Vienlaicīgi guvām apliecinājumu tam, ka arī iepriekš, arī bez teorētiskās bāzes, esam darbojušies saskaņā ar Deminga cikla Plāno-Dari-Pārbaudi-Rīkojies principiem, un tas ir efektīvs rīcības modelis uzlabojumu veikšanai.

Vai ir kaut kas ko nākamajā pašnovērtējumā darīsiet citādi?

Iepriekš iegūtie rezultāti palīdzēs saprast un koncentrēties uz svarīgākajiem jautājumiem un labāk plānot paredzēto uzlabojumu veikšanu. Tāpat būs labāk saprotams, kāpēc kādi uzlabojumi nav veikti vēlamajos termiņos (vai ir vispār izrādījušies neizpildāmi).

Līdz ar uzkrāto pieredzi iepriekšējos pašvērtējumos process būs efektīvāks un rezultāti būs labāk izskaidrojami kolēģiem.

Kas ir mainījies vai uzlabojies, kā jums ir modelis un pašnovērtējums palīdzējis?

Esam iemācījušies labāk analizēt un saprast ieinteresēto pušu sniegto informāciju (reflektantu un studentu, kā arī prakšu vadītāju un darba devēju aptauju rezultāti).
Esam iedziļinājušies un labāk izprotam iekšējo procesu norisi (tai skaitā, kā šīs norises ir jādokumentē (cik sīki) un kā ieviestās pārmaiņas izskaidrot kolēģiem).
Visu procesu norises lielāka sakārtotība un sakarību izprašana palīdz mums sagatavoties RSU SKMK studiju virziena akreditācijas procesa dokumentācijas sagatavošanā.
Iegūtā pieredze palīdzēja gatavoties programmu akreditācijas procesam. Komanda bija un ir gatava šadiem izaicinājumiem. Tas apliecināja, ka veiktās darbības ir pareizas, kas savukārt komandai nostiprināja pārliecību un papildus saliedēja, jo COVID 19 apstākļos varējām īstenot šādu uzdevumu. Un sasniegt mērķi – iegūt EFQM sertifikātu.

Vai jūs personīgi, kā vadītājs, izjūtat ieviestās izcilības pieejas pozitīvu ietekmi uz jūsu ikdienas darbu?

EFQM novērtējuma pieteikuma anketas aizpildīšanas laikā tika izanalizēti praktiski visi RSU SKMK iekšējie dokumenti un to izmantošana.

Intervijas ar novērtētājiem sniedza iespēju saskatīt jaunus risinājumus un uzlabojumu iespējas, kas palīdzēja labāk plānot nākamos veicamos uzlabojumus. Tas, savukārt, atviegloja Attīstības stratēģijas sagatavošanas procesu (kas praktiski sakrita ar novērtējuma norises laiku).

Apziņa, ka ir sasniegts kāds atskaites punkts ceļā uz izcilību, vairo vēlēšanos turpināt iesākto aizvien augstākā kvalitātē!